Polityka Prywatności LegalFlowCenter

Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest LegalFlowCenter, kancelaria prawna działająca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Administrator” lub „Kancelaria”). Administrator odpowiada za zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste przetwarzanie danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu https://legalflowcenter.com.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, możesz skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem:

• formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt,
• formularza rezerwacyjnego dostępnego na stronie Rezerwacja konsultacji,
• lub innych danych kontaktowych wskazanych w zakładce O nas oraz Zespół.

Cele i Podstawa Przetwarzania Danych

Dane osobowe użytkowników przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub rezerwacyjnych – podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na możliwości udzielenia informacji o ofercie, usługach i warunkach współpracy.
• Przygotowanie oferty i zawarcie umowy na świadczenie usług prawnych – podstawą prawną jest podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Realizacja obowiązków prawnych związanych m.in. z prowadzeniem dokumentacji, rozliczeniami oraz archiwizacją – podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Utrzymywanie bieżącej komunikacji oraz budowanie relacji z klientami, w tym prezentowanie informacji o usługach, specjalizacjach oraz doświadczeniu Kancelarii – podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu działalności doradczej i obsłudze klientów.
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, w tym monitorowanie ruchu, zapobieganie nadużyciom oraz ulepszanie funkcjonalności strony – podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dobrowolne zgody – w przypadku, gdy wymagają tego przepisy (np. w zakresie określonych form komunikacji marketingowej), przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Zakres Gromadzonych Danych

Zakres przetwarzanych danych osobowych jest każdorazowo adekwatny do celu, w jakim dane zostały przekazane, oraz ograniczony do niezbędnego minimum. W szczególności mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko lub funkcja pełniona w organizacji.
• Dane kontaktowe – adres e‑mail, numer telefonu, preferowana forma kontaktu oraz inne dane podane dobrowolnie w treści zapytania.
• Dane związane z zapytaniem ofertowym lub rezerwacją – informacje dotyczące planowanej współpracy, rodzaju sprawy, obszaru prawa, terminu preferowanego spotkania, a także inne szczegóły pozwalające na przygotowanie spersonalizowanej propozycji usług.
• Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, dane dotyczące urządzenia, przeglądarki, czasu korzystania z serwisu oraz aktywności w obrębie strony, zbierane za pośrednictwem plików cookie i podobnych technologii zgodnie z sekcją Polityka plików cookie.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do skutecznego udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty, rezerwacji terminu konsultacji lub zawarcia umowy o świadczenie usług prawnych.

Przekazywanie Danych Podmiotom Trzecim

Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych wybranym podmiotom trzecim wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów zawartych z Administratorem, z zachowaniem wymogów bezpieczeństwa oraz poufności.

W szczególności dane mogą być przekazywane:

• partnerom technologicznym odpowiedzialnym za utrzymanie i rozwój infrastruktury serwisu, hostingu, systemów komunikacji elektronicznej czy narzędzi analitycznych;
• podwykonawcom i współpracującym ekspertom, jeżeli jest to niezbędne do przygotowania analizy prawnej, opinii lub realizacji usługi na rzecz klienta;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, audytorskie, doradcze lub prawne na rzecz Administratora – w zakresie wynikającym z zawartych umów i obowiązków prawnych;
• organom administracji publicznej, sądom lub innym instytucjom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika bezpośrednio z przepisów prawa.

Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli w szczególnych przypadkach taki transfer okaże się niezbędny, zostanie on zrealizowany z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych oraz technicznych, zgodnie z wymaganiami RODO.

Ochrona i Bezpieczeństwo Danych

LegalFlowCenter przykłada szczególną wagę do bezpieczeństwa danych osobowych oraz zachowania poufności informacji powierzonych przez klientów i użytkowników serwisu. W tym celu Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

W szczególności stosowane są następujące środki ochrony:

• środki techniczne – rozwiązania zabezpieczające infrastrukturę serwisu oraz systemy informatyczne przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją lub uszkodzeniem danych, w tym m.in. mechanizmy kontroli dostępu, szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji oraz regularne aktualizacje oprogramowania;
• środki organizacyjne – procedury wewnętrzne dotyczące zarządzania uprawnieniami, sposobu postępowania z danymi osobowymi, reagowania na potencjalne incydenty naruszenia bezpieczeństwa oraz zasad współpracy z podmiotami przetwarzającymi dane na zlecenie Administratora;
• poufność i upoważnienia – dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, zobowiązane do zachowania poufności oraz odpowiednio przeszkolone w zakresie ochrony danych.

Mimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z naturalnym ryzykiem wystąpienia incydentów cyfrowych. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator podejmie działania przewidziane w przepisach RODO, w tym – gdy będzie to wymagane – poinformuje o tym odpowiedni organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą.

Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez LegalFlowCenter, przysługują określone prawa wynikające z RODO oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Realizacja tych praw odbywa się na zasadach opisanych w niniejszej Polityce oraz przepisach prawa.

W szczególności masz prawo do:

• dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, a jeżeli tak – dostępu do nich oraz informacji m.in. o celach i podstawach przetwarzania;
• sprostowania (poprawiania) danych – żądania niezwłocznego skorygowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu;
• ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w sytuacjach wskazanych w przepisach, np. na czas weryfikacji prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu;
• przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe;
• sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; w takim przypadku Administrator przestanie przetwarzać dane, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności;
• cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo w dowolnym momencie ją cofnąć, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu skorzystania z powyższych praw możesz skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji Administrator Danych Osobowych lub poprzez formularze dostępne na stronach Kontakt oraz Rezerwacja konsultacji.

Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez czas wymagany przepisami prawa. Okres przechowywania danych zależy w szczególności od:

• charakteru sprawy oraz zakresu świadczonych usług prawnych – dane związane z obsługą klienta i prowadzonymi sprawami mogą być przechowywane przez okres wynikający z przepisów regulujących odpowiedzialność zawodową, przedawnienie roszczeń oraz obowiązki archiwizacyjne;
• rodzaju relacji z klientem – dane wykorzystywane w celu utrzymania bieżącej komunikacji z klientem lub potencjalnym klientem są przetwarzane przez czas trwania tej relacji lub do momentu zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania;
• wymogów prawa podatkowego i rachunkowego – dokumentacja zawierająca dane osobowe może być przechowywana przez okres przewidziany w przepisach o rachunkowości i podatkach.

Po upływie okresów przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczyły, chyba że dalsze ich przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Polityka Plików Cookie

Serwis LegalFlowCenter wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, dostosowania jej funkcjonalności do potrzeb użytkowników oraz analizy sposobu korzystania z serwisu. Pliki cookie stanowią niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, smartfonie), które mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora lub podmiotów współpracujących.

W ramach serwisu mogą być stosowane w szczególności następujące kategorie plików cookie:

• cookies niezbędne – umożliwiające korzystanie z podstawowych funkcjonalności strony, zapewniające stabilność i bezpieczeństwo serwisu; ich wykorzystanie jest konieczne do prawidłowego działania strony;
• cookies funkcjonalne – ułatwiające korzystanie z serwisu i dostosowujące go do indywidualnych preferencji użytkownika (np. zapamiętywanie wybranych ustawień);
• cookies analityczne – służące do tworzenia zagregowanych statystyk odwiedzin, analizy sposobu korzystania z serwisu i ulepszania jego struktury oraz treści; dane w nich zawarte są przetwarzane w sposób uniemożliwiający bezpośrednią identyfikację użytkownika.

Podczas pierwszej wizyty w serwisie użytkownik może zostać poproszony o wyrażenie zgody na wykorzystanie określonych kategorii plików cookie, z możliwością zarządzania preferencjami za pomocą odpowiedniego banera lub ustawień przeglądarki. W każdej chwili możesz zmienić ustawienia dotyczące plików cookie, w tym zablokować ich zapisywanie lub usunąć już zapisane pliki, korzystając z funkcji swojej przeglądarki internetowej.

Szczegółowe informacje na temat rodzajów wykorzystywanych plików cookie oraz sposobów zarządzania nimi znajdują się w Polityce plików cookie.

Kontakt i Składanie Skarg

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub chcesz skorzystać z praw opisanych w niniejszej Polityce, możesz skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji Administrator Danych Osobowych, a także poprzez formularze dostępne na stronach Kontakt i Rezerwacja konsultacji.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Aktualne dane kontaktowe PUODO są dostępne na stronie https://uodo.gov.pl.

LegalFlowCenter dokłada wszelkich starań, aby wszelkie zgłoszenia, zapytania oraz zastrzeżenia dotyczące przetwarzania danych osobowych były rozpatrywane rzetelnie, terminowo i z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.